Dank moderner Technologie gibt es heute viele Büros, die nahezu vollständig papierlos arbeiten. Wichtige Dokumente werden ausschließlich online erstellt, unterzeichnet und versendet und für den einfachen Zugriff aller Beteiligten in der Cloud gespeichert.
Auch wenn es praktisch ist, alle Dokumente online zur Verfügung zu haben, hat die gedruckte Form weiterhin ihren Platz. Es gibt immer noch Situationen, in denen sie notwendig ist. Denken Sie daran, dass es für den ersten Eindruck keine zweite Chance gibt. Schlechte Druckverfahren könnten die Wirkung und die Professionalität eines Dokuments beeinträchtigen. Deshalb haben wir einige Drucktipps für eine professionelle Unternehmensdokumentation für Sie zusammengestellt.
Die Gestaltung beginnt bei der Schrift
Jedes Dokument sollte auf höchstens 3 Schriftarten beschränkt sein. Für die gedruckte Fassung ist die Schriftgröße 12 ideal. Jede kleinere Schrift ist schwer lesbar. Eine größere kann unnötig Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
Wenn Ihre Dokumentation mehr als 8 Seiten umfasst, empfiehlt es sich, ein Inhaltsverzeichnis hinzuzufügen. Vergessen Sie auch die Farbe nicht, die Dokumenten eine professionelle Note verleiht. Sie kann Ihnen helfen, bestimmte Bereiche hervorzuheben. Durch einen durchdachten Farbeinsatz wird Ihr Dokument wahrscheinlich eher gelesen als ein Schwarz-Weiß-Dokument. Achten Sie jedoch auf eine einheitliche Farbgebung.
Die Elemente müssen einheitlich sein
Bei der Einheitlichkeit eines Dokuments geht es vor allem um die einheitliche Darstellung der Marke, Formatierung und Diagramme. Stellen Sie sicher, dass die Art, wie Sie kommunizieren und Ihre Marke präsentieren, durchgängig einheitlich ist. Verwenden Sie keine Spitznamen oder verkürzten Versionen des Namens.
Auch die richtige Formatierung der gesamten Gestaltung ist entscheidend für ihre Aussagekraft. Achten Sie auf eine einheitliche Nummerierung, Aufzählungszeichen und Größe der Überschriften sowie auf eine einheitliche Schriftgröße insgesamt. Auch bei Diagrammen sollten Sie denselben Stil beibehalten. So werden sie übersichtlicher und die Ergebnisse leichter lesbar.
Klare Kommunikation, die den Empfänger erreicht
Die Überschriften von Dokumenten sollten vollkommen klar sein. Wenn Sie auch Zwischenüberschriften verwenden, achten Sie auf die Hierarchie. Die Verwendung der Feststelltaste sollten Sie auf ein Minimum beschränken. Großbuchstaben wirken wie Schreien, und damit hat man noch nie etwas erreicht.
Ausreichende Abstände sorgen für bessere Übersichtlichkeit. Unterstreichungen sollten Sie vermeiden, da sie heute nicht mehr gebräuchlich sind. Viel professioneller wirkt die Verwendung von Kursivschrift.
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